Ejer du en sportsklub? Har du så styr på jeres databeskyttelse og GPDR?
Det er ikke nogen hemmelighed, at der i dag foreligger mange regler og vilkår, som man altid skal forholde sig til. Det betyder, at der konstant er rigtig mange valg, som man skal tage, og beslutninger som man er nødt til at tage ansvar for.
Dog kan det i nogle tilfælde godt være en smule uoverskueligt, hvis man ikke besidder den viden, som der er behov for, når man gerne vil give sig selv de bedste forudsætninger for at tage de helt rette beslutninger. Derfor kan det godt være en stor byrde at eje en sportsklub, være formand i en sådan eller blot en del af bestyrelsen. Det er nemlig ikke bare lige sådan at have et sådant ansvar på sine skuldre. Er det noget, som du kender til? Har du som mellem dit virvar af mange andre opgaver husket at forholde dig til de nye regler, der har med GDPR at gøre?
Der er hele tiden mange ting, som du er nødt til at forholde dig til
GDPR er for mange stadig et forholdsvis ukendt fænomen. Godt nok er der mange, der har hørt om betegnelsen, GDPR, men det er faktisk stadig de færreste, der er klar over, hvad de fire bogstaver indebærer og hvilke ændringer, de har ført med sig. Og det er ærgerligt. Især når man tager de mange konsekvenser med i sine overvejsler, som det kan give, hvis ikke man sørger for at forholde sig korrekt og inden for de rammer, som der er blevet sat, når det kommer til lige netop GDPR.
Det kan have meget fatale konsekvenser, hvis du ikke har styr på de personfølesomme data
Men GDPR er ikke bare lige sådan et område, man overskuer på en eftermiddag. Det er et kæmpe område med mange forskellige punker. Og det er også netop derfor, at der er mange, der søger professionel hjælp af det, som der kaldes for en databeskyttelsesrådgiver.
En sådan har nemlig stor erfaring med GDPR og databeskyttelse, og derfor kan man med en sådan på hånden være sikker på, at man befinder sig på sikker grund. Gør man ikke det i forhold til for eksempel GDPR, kan det nemlig have nogle meget fatale konsekvenser. Et godt eksempel er sportssiden sjovmotion.dk, som netop har sat sig godt ind i GDPR, som sportsforening.
Der er flere ting, som dine medlemmer kan kræve af dig – derfor bør du kende til GDPR
Har man ikke styr på databeskyttelsen i sin klub, og behandler man den ikke, som loven foreskriver, kan det have så fatale konsekvenser, at man måske er nødt til at dreje nøglen om – og det er ærgerligt, når man brænder for det stykke arbejde, som man ligger i en sportsklub.
Dog er det sådan, at det kan betyde, at man skal betale nogle meget store summer af penge i form af bøder, hvis man behandler personlige oplysninger forkert, og derfor er det med at kende til de ting, som der skal gøres, således man undgår en sådan situation, der betyder, at økonomien lider et så stort knæk, at man måske ikke kan blive ved med at føre sportsklubben videre i sit virke.
Du må ikke give andre adgang til oplysninger og skal have sikrede IT-systemer til formålet
Med GDPR er der et meget stort fokus på alt, hvad der har med databeskyttelse at gøre. Og det betyder, at du i langt højere grad end tidligere skal værne om de oplysninger, som du får af dine medlemmer i klubben.
Alt lige fra e-mailadresse til CPR-nummer går nemlig ind under den kategori, som der kaldes for personfølsomme data, og det betyder, at de skal befinde sig bag lås og slå, når de ikke er i brug. Derudover måde heller ikke være tilgængelige for andre, hvorfor du for eksempel ikke må lade sådanne oplysninger ligge fremme på dit bord, når du går til frokostpause. Og anvender du IT-systemer, skal du sørge for, at der i systemet er opbygget nogle funktioner, der kan hjælpe dig med databeskyttelse.
Tilegn dig en viden om GDPR, så du minimerer risikoen for at få store bøder
Det kan godt synes som en stor mundfuld – men det er nu engang sådan, reglerne er, og derfor er det blot med at følge dem, hvis ikke man vil risikere større bøder.
Derudover skal du til alle tider være villig til at dele du af de personlige oplysninger, som du besidder, hvis ejermanden beder om det. Enhver har nemlig altid ret til at søge agtindsigt i peronslige oplysninger, og det samme gør sig gældende, hvis der bliver spurgt ind til, hvad de enkelte oplysninger bliver brugt til. Som alment medlem af din sportsklub har man ydermere også ret til at sige klart nej til at modtage markedsføring, hvorfor det i sådanne tilfælde for eksempel ikke er lovligt for dig at sende nyhedsmails ud til den givne person.
Derudover skal du, hvis du bliver bedt om det, rette op på de fejl, som der måtte være i de peronslige oplysninger. På den måde sikres det nemlig, at der ikke hersker nogle forkerte eller måske endda falske og dermed meget misvisende oplysninger i dine systemer om dine medlemmer.
Holdsport.dk har desuden også skrevet et godt indlæg om GDPR i sportsklubber og foreninger her.
Sov trygt om natten og lad dine medlemmer vide at deres personlige oplysninger er i sikkerhed
Der er således flere ting, som du skal sørge for at have styr på, og derfor anbefales det, at du sætter dig grundigt ind i området, før du begynder at gøre yderligere. Og du bør også sørge for at tilegne dig den viden inden for den nærmeste fremtid, idet loven er trådt i kraft, hvorfor du allerede nu kan risikere at få bøder for den måde, som du behandler personlige data på. Giv dig derfor tid til at gøre noget aktivt for, at du ikke bliver nødt til at lukke din sportsklub ned og vær sikker på, at du kan sove trygt om natten. Giv desuden dine medlemmer den tryghed, at der bliver værnet om deres personlige oplysninger, således de ej heller skal være bange for at sådanne oplysninger ender i de helt forkerte hænder.